Versie 6 mei 2026
Als plaatselijke gemeente van de Hersteld Hervormde Kerk hechten wij belang aan het bevorderen van de onderlinge band en het bijeenzijn rondom de Bijbel, het Woord van God. Om die reden worden er persoonsgegevens geregistreerd, gedeeld en uitgewisseld. De Hersteld Hervormde Gemeente Goes (Hierna HHG Goes) hecht waarde aan een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. In ditprivacy statement leest u hoe onze gemeente omgaat met persoonsgegevens en wat uw rechten en plichten zijn.
De kerkenraad houdt van de leden van de gemeente een ledenadministratie bij. Het gaat om de persoonsgegevens van belijdende leden, doopleden, geboorteleden en gastleden, zoals geregeld in artikel 2 van Ordinantie 2 van de Hersteld Hervormde Kerk (register van de gemeenteleden). De gemeente verwerkt deze persoonsgegevens op basis van haar gerechtvaardigd belang om zich als christelijke gemeente te kunnen organiseren. In dat kader is het nodig de leden te kunnen registreren. De ledenadministratie bevat de volgende persoonsgegevens:
☒ naam en voornamen (c.q. voorletters)
☒ adres, postcode en woonplaats
☒ geslacht
☒ burgerlijke staat
☒ geboortedatum en geboorteplaats
☒ het feit van doop (met kerkelijke gemeente en datum)
☒ het feit van belijdenis des geloofs (met kerkelijke gemeente en datum)
☒ het feit van kerkelijke huwelijksbevestiging en de huwelijksdatum
☒ overkomst uit een andere kerkgemeenschap met datum
☒ het onderling gezinsverband van geregistreerden op één adres.
In Scipio wordt naar aanleiding van diaconale contactmomenten, pastorale contactmomenten en huisbezoeken een beperkte notitie gemaakt, zodat de bezoekgeschiedenis terug te zien is. Diaconale verslagen zijn uitsluitend zichtbaar voor de diakenen, pastorale verslagen zijn uitsluitend zichtbaar voor de ouderlingen en de predikant. In deze bezoekverslagen worden uitsluitend feitelijke en beperkte gegevens vastgelegd, zoals:
Bezoekverslagen worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de pastorale of diaconale begeleiding en vervolgens maximaal vijf jaar na het laatste vastgelegde contactmoment. Daarna worden de gegevens verwijderd, tenzij een langduriger bewaartermijn noodzakelijk is vanwege een concreet kerkordelijk belang. Voor een uitvoerig overzicht van de in de Hersteld Hervormde Kerk geldende bewaartermijnen, zie de Brochure Informatiebeheer, bijlage 5.2. Omdat het Scipio platform gebruikt wordt voor het verwerken van informatie is met Hagru B.V. een verwerkersovereenkomst overeengekomen.
In Scipio kunnen ambtsdragers persoonlijke notities maken naar aanleiding van pastorale of diaconale gesprekken. Deze notities dienen uitsluitend als geheugensteun voor de betreffende ambtsdrager en zijn alleen voor hem toegankelijk. Zodra de ambtsdrager zijn ambt beëindigt en het Scipio-account wordt verwijderd, worden deze notities automatisch verwijderd.
De kerkenraad maakt gebruik van SharePoint voor de uitwisseling van informatie en het vastleggen van documenten.
De gemeente heeft als een van haar taken het omzien naar hulpbehoevenden. Hulpaanvragen bij de diaconie worden niet opgenomen in een administratie, maar na afhandeling verwijderd.
Op deze website is een contactformulier te vinden. Bezoekers van de website kunnen hier contact opnemen en een vraag stellen. Via het contactformulier worden de volgende persoonsgegevens verzameld:
De persoonsgegevens worden gebruikt op basis van uw toestemming. Het doel is om met u in contact te komen. De persoonsgegevens worden verwijderd zodra uw vraag naar tevredenheid is beantwoord.
Wij maken op deze website gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op uw harde schrijf van uw computer, tablet of smartphone wordt opgeslagen. Met cookies kan informatie worden verzameld over uw websitebezoek, het functioneren van deze website of over uw apparatuur. Het gaat daarbij om gegevens als uw IP-adres, het door u gebruikte webbrowsertype en het surfgedrag. Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kunt u vinden in de instructies en/of met behulp van de Help-functie van uw browser.
Om (doop)leden van de gemeente op de hoogte te houden van de activiteiten, publiceert de gemeente nieuwsbrieven en nieuwsberichten. Deze nieuwsbrief en deze nieuwsberichten zijn uitsluitend bedoeld voor de eigen leden van de gemeente. De gemeente publiceert deze nieuwsbrieven en nieuwsberichten op basis van haar gerechtvaardigd belang een christelijke gemeente te zijn waarin leden met elkaar kunnen meeleven. In deze nieuwsbrieven of nieuwsberichten kunnen de volgende persoonsgegevens worden vermeld:
Deze nieuwsbrieven en nieuwsberichten verschijnen via de Scipio App. In het geval in de kerkbode en/of nieuwsbrief gegevens over ziekte van een gemeentelid worden vermeld, heeft de gemeente hiervoor toestemming gekregen van de betrokkene. In het geval u als (doop)lid bezwaar heeft tegen vermelding van andere hierboven genoemde persoonsgegevens in nieuwsbrieven of nieuwsberichten kunt u dit bij de scriba van de gemeente kenbaar maken.
Via Scipio of via e-mail kunt u zich aanmelden voor activiteiten die in de gemeente worden georganiseerd. Persoonsgegevens die daarvoor worden verwerkt zijn u naam en e-mailadres en mogelijk andere aanvullende gegevens. Deze persoonsgegevens worden niet aan derden doorgespeeld of gebruikt voor commerciële doeleinden. Na afloop van de activiteit worden deze persoonsgegevens verwijderd.
Regelmatig worden foto’s van kerkelijke activiteiten geplaatst in de besloten omgeving van Scipio. Deze foto’s zijn alleen voor (doop)leden van de gemeente in te zien door het gebruik van de Sciop app. In het geval u als (doop)lid bezwaar heeft tegen het plaatsen van een foto waarop u zichtbaar bent kunt u dit bij de scriba van de gemeente kenbaar maken.
Om leden in staat te stellen kerkdiensten op afstand mee te maken, zendt de gemeente de diensten online uit. De gemeente doet dit op grond van haar gerechtvaardigde activiteiten. Online uitzendingen van kerkdiensten vinden plaats met beeld via Youtube. In de eerste week na de kerkdienst is de dienst volledig terug te kijken, daarna wordt de dienst ingekort, zodat alleen de preek terug te kijken is. Deze preken blijven voor onbepaalde tijd op Youtube staan.
De gemeente maakt over bijzondere diensten (rouw-, trouw-, doop- en belijdenisdiensten) met de direct betrokkenen afspraken over de verwerking en registratie van de beelden.
De gemeente maakt gebruik van Scipio voor een actuele lijst van alle gemeenteleden. Doel van deze lijst is de onderlinge contacten en het samenleven als christelijke gemeente te bevorderen. De gemeente publiceert deze lijst op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten. Zodra iemand als lid de gemeente verlaat worden de gegevens direct verwijderd.
In de gemeentegids zijn van leden en doopleden de volgende persoonsgegevens opgenomen:
Een gemeentelid kan zelf zijn of haar profiel onzichtbaar maken voor anderen via de instellingen in de Scipio App of vragen bij de beheerder van de app om (een deel van) de gegevens onzichtbaar te maken voor andere gemeenteleden.
Om de financiële lasten van de gemeente te kunnen dragen, vragen we aan de leden een vrijwillige financiële bijdrage. Gemeenteleden kunnen de hoogte van de bijdrage zelf bepalen. De vrijwillige bijdrage is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van de gemeente om van haar leden een financiële bijdrage te vragen, om zo met elkaar de lasten te kunnen dragen. Na beëindiging van het lidmaatschap, overlijden of vertrek naar een andere gemeente worden de persoonsgegevens verwijderd.
De gemeente geeft alleen persoonsgegevens door aan derden als dat nodig is voor de uitoefening van haar taken. In dat geval zal de gemeente met derden een verwerkingsovereenkomst afsluiten.
U heeft de volgende rechten:
Uw verzoek wordt zo spoedig mogelijk afgehandeld, uiterlijk binnen vier weken nadat het verzoek bij ons is binnengekomen. U kunt uw verzoek indienen bij de contactpersoon die onderaan deze Privacy Statement staat vermeld. Mocht uw verzoek gaan over de ledenadministratie, dien dan uw verzoek in bij de kerkenraad.
Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, proberen we er uiteraard samen uit te komen. Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl vindt u alle informatie hoe u een klacht kunt indienen.
Heeft u vragen over het gebruik van (uw) persoonsgegevens? Of wilt u bezwaar maken tegen een geplaatste foto waarop u zichtbaar bent? Neem dan contact op met de scriba.